Faktor Penghambat Pengembangan Diri

Faktor Penghambat Pengembangan Diri

1.    Faktor yang berasal dari lingkungan

Sistem yang dianut, kadang-kadang sistem yang berlaku dalam lingkungan kita, apakah dalam pekerjaan pendidikan atau lingkungan sosial dimana kita berada, tanpa disadari menghambat pengembangan diri kita, misanya diberlakukannya sistem senioritas dalam jenjang jabatan diman kita bekerja. Tanggapan atau sikap / kebiasaan dalam lingkungan kebudayaan. Kadang-kadang tradisi atau kebiasaan yang berlaku menghambat perwujudan dari perkembangan diri seseorang. Misalnya kita memiliki ide untuk kemajuan organisasi / instansi kit, tapi dalam forum tersebut banyak sekali senior yang jabatannya lebih tinggi, sehingga kita ragu untuk mengemukakan pendapat kita, karena takut dinilai tidak bagus. Itu menjadi salah satu faktor penghambat kita dalam organisasi, seharusnya diri kita sudah bisa mengemukakan pendapat tetapi ini malah jadi penghambat.

2.    Faktor yang berasala dari individu sendiri

Faktor tujuan hidup yang tidak atau belum tergambar dengan jelas. Faktor motivasi dan faktor keengganan untuk menelaah diri. Kadang-kadang manusia takut untuk menerima kenyataan bahwa ia memiliki kekurangan ataupun kelebihan pada dirinya. Sebenarnya ada atau tidaknya kekurangan dan kelebihan pada diri kita, itu bukan menjadi penghambat utama, melainkan bagaimana kita memanfaatkan kekurangan kita agar menjadi kelebihan kita.

3.    Faktor usia

Kadang-kadang orang yang sudah tua dalam usia tidak melihat bahwa kearifan dan kebijaksanaan dapat dicapainya. Mereka cenderung memandang usia muda lebih hebat karena produktif. Dalam kenyataannya tidak seperti itu, mau kita tua atau muda jika kita memang benar-benar ada niat dalam diri kita, pasti semua bukan menjadi penghambat melainkan menjadi pendorong untuk kemajuan diri kita.

Memang banyak aspek yang membantu dalam pengembangan kepribadian kita, namun sebenarnya masalah itu bisa diatasi dengan cara :

1.      Bicara adalah perkara mudah. Namun, hanya bicara yang diikuti oleh tindakan yang tepat membuat segalanya lebih baik.

2.      Anda tidak dapat mencapai kemajuan apabila selalu mengerjakan sesuatu dengan cara yang sama. Oleh karena itu, mengubah cara harus sering dilakukan meskipun dapat membuat anda merasa kurang nyaman.

3.      Harus berusaha menghentikan kebiasaan yang tidak baik dengna sungguh-sungguh.

4.      Semakin lama anda tenggelam dalam perilaku yang merugikan sendiri, semakin lama anda harus berjuang untuk menghentikannya.

5.      Menghindari tindakan yang anda kuatirkan gagal hanya dapat mengurangi kemasan anda sementara. Dalam jangka panjang, penghindaran ini justru dapat berakibat buruk. Oleh karena itu lebih baik menghadapinya, ketimbang menghindar.

6.      Maka sering anda berfikir bahwa anda tidak berguna dan tidak berharga setelah mengalami kegagalan, semakin sulit anda mencapai keberhasilan.

7.      Kalau anda sendiri ingin menemukan kedamaian dan kegembiraan didunia dan Insya Allah di surga nanti, atau ingin menjadi lebih baik, maka kita harus memaksa diri untuk melakukannya.

Dampak dari sikap non etis

Dampak dari sikap non etis

Sikap non etis atau sikap negatif ialah sikap kuku, gugup, kasar, takut, angkuh dan rendah hati. Sikap-sikap itu harus dijauhkan dari diri pribadi, karena sangat merugikan baik diri sendiri maupun kemajuan bangsa. Selain itu ada sikap dalam menghadapi keuarga, menghadapi saudara yang tua atau muda, mengahdapi orang yang ada dirumah kita. Ketika kita tidak bisa menanamkan sikap etis pada diri kita, maka akan timbul dampak bagi diri sendiri maupun orang lain. Dampak tersebut ialah :

1.    Menurunkan kinerja. Seseorang yang memiliki sikap non etis lama kelamaan kinerja dan produktifitasnya akan menurun. Seperti kita tahu produktifitas sangat erat kaitannya dengan hasil yang diperoleh seseorang.

2.    Menurunkan kualitas mental. Jika kita memiliki sikap non etis maka kualitas spirit dan kepribadian kita akan menurun, kalau sudah begitu makin lama kita akan tertinggal dengan teman-teman yang lain. Hal ini bukan karena teman-teman cepat dalam berlari, tapi lebih dikarenakan diri kita mulai melambat.

3.    Menurunkan martabat kita dimata orang lain. Manusia yang memiliki sikap non etis cenderung kurang disukai oleh orang lain. Karena pada dasarnya manusia itu ingin dihormati dan dihargai. Namun hal itu tidak mungkin terjadi jika kita sendiri tidak menunjukkan sikap positif pada orang lain.

4.    Menghambat perkembangan karir. Seperti yang kita kertahui untuk mencapai sebuah jenjang karir maksimal dibutuhkan minat, motivasi, tekad, disiplin, kerja keras, jaringan dan lain-lain yang bersifat positif.

5.    Menghambat hubungan sosial dengan orang lain. Bagaimana mungkin hubungan sosial bisa terjalin dengan baik, jika dilandasi dengan sikap non etis dari salah satu pihak atau kedua-duanya.

6.    Menimbulkan permusuhan. Sikap non etis yang dimiliki seseorang bisa menumbulkan tekanan pada diri sendiri dan lingkungan tempat kita berada, yang akhirnya berdampak pada ketegangan dan permuduhan dengan orang lain.

7.    Menurunkan kepercayaan dari orang lain. Jika tiap hari kita bermalas-malasan, suka ngibulin teman, suka korupsi dan suka marah-marah, apakah orang lain akan percaya bahwa kita ini baik?

Mensosialisasikan Diri Pribadi

 Mensosialisasikan Diri Pribadi

a.       Definisi sosialisasi

Ø  Menurut Charlotte Buhler, Sosialisasi adalah prose yang membantu individu-individu belajar dan menyesuaikan diri, bagaimana cara hidup dan berfikir kelompoknya agar ia dapat berperan dan berfungsi dengan kelompoknya.

Ø  Menurut Peter Berger, Sosialisasi adalah suatu proses dimana seseorang menghayati serta meghargai norma-norma dalam masyarakat tempat tinggalnya sehingga akan membentuk kepribadiannya.

Ø  Menurut Soerjono Soekanto, Sosialisasi adalah proses mengkomunikasikan kebudayaan kepada masyarakat yang baru.

Ø  Dapat disimpulkan sosialisasi merupakan cara kita menyesuaikan diri dengan orang lain dan belajar cara hidup serta berfikir dilingkungan mana saja kita berada dengan adanya aturan-aturan yang mengikat sehingga membentuk kepribadian seseorang.

b.      Cara mensosialisasikan diri pribadi

1.      Lingkungan sekitar, contohnya tetangga.

Banyak orang yang menganggap bergaul dengan tetangga tidak penting dan terbukti masih banyak lingkungan perumahan yang tidak saling kenal antar tetangga.

Cara :

o   Memberikan senyum tulus kepada tetangga.

o   Mulai bertanya walaupun hanya sedikit, setidaknya ada basa basi.

o   Membuat perkumpulan tetangga untuk membahas suatu rencana yang bermanfaat untuk kepentingan bersama dan membuat suatu aturan sehingga setiap orang bisa bergabung dan tidak merasa terkait tetapi merasa adanya rasa kebersamaan.

o   Suasana aman dan nyaman pun mulai tercipta.

2.      Lingkungan pekerjaan menurut Henny E. Wirawan Mhum, P.Si (Psikolog Universitas Tarumanegara)

o   Berlatih komunikasi. Misalnya dengan senyuman atau menanyakan kabar.

o   Utarakan hal-hal teknis. Dengan mengutarakan hal yang lebih teknis dan fokus pembicaraan jelas sehingga lawan bicara tidak merasa bingung.

o   Perluas wawasan. Dengan cara banyak membaca sehingga kita memahami apa yang sedang dibahas sehingga kita bisa berkomunikasi dengan baik.

o   Ketahui waktu untuk diam dan waktu untuk bicara. Saat dia kita belajar menjadi pendengar yang baik sehingga kita mengetahui apa yang sedang dibicarakan, orang lain pun bisa mengahargai kita.

o   Hati-hati berkomentar. Simak orang lain sedang bicara, jika ingin berkomentar, berilah pendapat yang tidak menyinggung perasaan dan juga berilah komentar yang bermanfaat.

Contoh Makalah Komunikasi

Kata pengantar

Alhamdulillah, segala puji bagi allah SWT yang telah mengajarkan kepada manusia apa-apa yang belum di ketahuinya dan memberikan hidayah dan   rahmat-Nya antara lain berupa kekuatan lahir dan batin sehingga penulis dapat merampungkan penyusunan makalah ini dengan segala keterbatasan dan kekurangan.

Penulis menyadari dalam penyusunan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu saran dan kritikan yang sifatnya membangun sangat diperlukan penulis demi kesempurnaan penulisan makalah ini pada masa yang akan mendatang.

Akhir kata dengan segala kerendahan hari penulis mengucapkan mohon maaf dan terima kasih, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua,

Aamiin...

                                                                                    Wates, 20 November 2014

                                                                                                Penyusun

                                                                                   

Daftar Isi

Kata Pengantar.................................................................................................... 1

Daftar Isi............................................................................................................. 2

Bab.       I        Pendahuluan................................................................................ 3

                        1.1 Latar Belakang...................................................................... 3

                        1.2 Rumusan Masalah.................................................................. 3

Bab.       II       Pembahasan................................................................................. 4

                        2.1 Unsur Komunikasi................................................................. 4

                        2.2 Jenis – Jenis Komunikasi Perkantoran................................... 8

                        2.3 Asas Komunikasi Perkantoran............................................... 9

                        2.4 Komunikasi Intern............................................................... 10....

                        2.5 Komunikasi Tulisan............................................................. 12

Bab.       III     Penutup...................................................................................... 18

                        3.1 Kesimpulan Dan Saran........................................................ 18

Daftar Pustaka................................................................................................... 19

Bab I  Pendahluan

1.1 Latar Belakang

Komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam – macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan – gagasan dari seseorang kedalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan – tindakan yang diharapkan.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut:

1.      Unsur komunikasi?

2.      Jenis komunikasi perkantoran?

3.      Asas komunikasi perkantoran?

4.      Komunikasi intern?

5.      Komunikasi tulisan?

Bab II Pembahasan

2.1  Unsur Komunikasi

1.      pengiriman warta (communicator)

2.      warta, keterangan atau buah pikiran

3.      alat atau sarana untuk menyampaikan warta

4.      isyarat yang dipancarkan oleh alat/sarana yang bersangkutan

5.      penerima warta (communicatee)

contoh: misalnya seoang kepala pabrik melaporkan hasil pabrik kepda direktur perusahaan, maka dalam hal ini terjadi comunication. Pengirim wartanya  adalah kepala pabrik itu, wartany mengenai jumlah hasil produksi barang yang diseleseikan, alatnya tata hubungan ialah pesawat telepon, isyaratnya berupa bunyi deringan bel dan kata – kata yng terdengar melalui alat itu, sedang penerima wartanya adalah direktur perusahaan.

Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern dewasa ini, alat – alat tata hubungan itu telah sangat beraneka ragam dari yang sederhana samoai pewasat radio, televisi, telex dan peralatan elektronika lainnya. Apabila penyampaian warta itu dilakukan dalam rangka kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu organisasi, maka ini lazimnya disebut administrative communication utnuk membedakaknnya dengan communication dalam arti perhubungan, sedang pelaksanaannya dalam bidang tatausaha pada suatu kantor juga dikenal dengan office communication.

Untuk memperjelas pengertian tata hubungan ini dapatlah dikutipkan 2 perumusan dari ahli – ahli di bidang ini. Jika ditarik kesimpuan dari 2 perumusan tadi bahwa tata hubungan pada pokoknya suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tetapi, dalam suatu organisasi atau kantor yang sudah besar proses komunikasi administratifnya tidaklah sedemikian sederhana. Masih banyak unsur – unsur lainnya yang masuk kedalam proses itu seperti misalnya berbagai alat yang dipakainya atau tata cara penyampaian wartanya.

Bagan yang terperinci mengenai komunikasi telah disusun oleh Claude E. Shannon dan Warren Weaver dalam bukunya The Mathematical Theory of Communication:

 

Dari gambar di atas bahwa tatahubungan itu meliputi (1) sumber warta, (2) wartanya itu sendiri, (3) alat pengirim warta, (4) isyarat yagn dikeluarkan oleh alat pengirim itu, (5) sumber ganguuan, (6) isyarat yang diterima, (7) alat penerima yang menyajikan, (8) wartanya, dan (9) pihak yang dituju. Ini masih dapat ditambah reaksi dari si penerima warta iu dan struktur organisasi sebagai lingkup ilngkungan suasananya maupun sesuatu maksud khusus dari penyampaian warta itu. 

Kalau misalnya seorang direktur perusahaan memberi perintah dengan telepon kepada seorang kepala bagian agar melaporkan pesanan – pesanan yang masuk, tejadilah suatu hubungan dari atas ke bawah. Menurut proses terlukis di atas, sumber wartanya ialah pikiran direktur itu, isi wartanya adalah tentang laporan pesanan, sedang alat pengirimnya ialah pesawat. Warta itu dengan isyarat yagn berupa perkataan – perkataan diterima oleh alat penerima yang dalam hal ini ialah pesawat si kepala bagian, kemudian isyarat yang diterima itu setelah diubsh kembali menjadi warta diteruskan sampai ke pikiran si pejabat.

Pikiran kepala bagian inilah yang merupakan tempat tujuan warta itu. Selama dalam perjalanannya dari alat pengirim sampai ke alat penerima, warta itu dapat menemui gangguan – gangguan. Pada contoh di atas gangguan itu misalnya berupa suara gaduh disekeliling 2 orang yang sedang mengadakan hubungan itu. Atau gangguan itu dapat datang dari pesawat telepon yang tidsk dapat meyampaikan warta itu dengan jelas karena ada alat – alatnya yang rusak.

Gangguan – gangguan yang timbul dalam proses hubunga akam menambah, mengurangi, atau memutar balikan warta yang dikirimkan itu. Jadi, tidak jarang suatu warta setelah sampai ke tempat tujuannya, ternyata isinya sudah tidak lagi sama seperti yang dimaksudkan sumbernya. Dalam sebuah organisasi, suatu perintah yang disampaikan dari pucuk pimpinan dengan melalui berbagai tingkat tetejenjang lebih besar kemungkinannya menerima bermacam – macam gangguan. Setelah sampai kebawah perintah tersebut sudah tidak sesuai dengan apa yang dimaksudkan pihak pimpinan. Inilah salah satu sebab pula mengapa sebuah organisasi sebaiknya mempunyai saluran hubungan yang sependek – pendeknya dari atas sampai ke bawah.

2 tujuan tatahubungan menurut Keith Davis, yaitu:

1.      to provide the information and understading necesary for group effort ( The SKILL to work  )

untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama dari kelompok itu ( KEMAHIRAN kerja )

2.      to provide the attitudes necessary for motivation, coorperation, and job satisfaction ( The WILL to work )

untuk mengusahakan sikap – sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerja, kerjasama, dan kepuasan dalam pekerjaan ( KEMAUAN kerja )

menurut Davis komunikasi yang lebih baik menghasilkan pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik, sedang persatupaduan antara kemahiran kerja dan kemauan kerja itu akan menghasilkan karya yang terbaik.

Menurut para ahli Inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford tujuan atau fungsi kantor tatausaha ialah penyediaan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat (the providing of a service of communication and record). Lalu kedua ahli itu membahas tentang communication service dan mengawalinya dengan pernyataan demikian:

“Communication is one of the fundamental functions of the office and a process essential to aal froms of business. Is the process of conveying information from one person to another trough the post, by telephone, teleprinter, messenger service, or by orther means. The term communication should be interpreted widely znd not taken as including only such obvious things as letters and telephone calls to and from person outside the bisiness; it includes also the transmission of memoranda, reports, intstructions, invoices, orders, estimate, drawings, and even samples.

The majority of business communications are received or orginated by the office in the course of its work. The office manager has, therefore, the responbility of maintaining a communication service as part of the office organization”.

(komunikasi adalah salah satu fungsi – fungsi pokok kantor dan suatu proses yang penting bagi semua bentuk perusahaan. Komunikasi adalah proses menyampaikan informasi dari satu orang kepada orang lai melalui pos, dengan telepon, teleks, pelaya nan pesuruh, atau saranan – sarana lain. Istilah komunikasi harus ditafsirkan secara luas dan tidak dianggap sebagai melipuaranan – sarana lain. Istilah komunikasi harus ditafsirkan secara luas dan tidak dianggap sebagai meliputi hanya hal – hal yang demikian jelas seperti surat – surat dan hubungan – hubungan telepon kepada dan dari orang – orang diluar perusahaan; ini juga meliputi penyampaian memo – memo, laporan – laporan, perintah – perintah, faktur – faktur, pesanan – pesanan, perkiraan – perkiraan, gambar – gambar dan bahkan contoh – contoh.

Sebagian besar komunikasi perusahaan diterima atau dimulai oleh kantor dalam pelaksanaan pekerjaannya. Oleh karena itu, manajer perkantoran harus mempunyai tanggung jawab utuk memelihara suatu pelayanan komunikasi sebagai suatu bagian dari organisasi perkantoran).

Komunikasi ini merupakan salah satu tugas atau pelayanan yang harus ditunaikan oleh setiap kantor dibawah pimpinan manajer perkantoran untuk kepentingan seluruh organisasi maupun pucuk pimpinannya.

2.2  Jenis Komunikasi Perkantoran

Jenis – jenis komunikasi perkantoran yang sistematis oleh J.C Denyer (Ofiice Management, 1975) yaitu:

1.      sistem komunikasi tulisan (Written Communication)

meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas pengantar sendiri. Telegram, dan warkta tertulis lainnya.

2.      Sistem komunikasi lisan (Oral Communication)

Meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun dalam kantor sendir, radio, atau hanya corong suara.

3.      Sistem mekanis (Mechanical System)

Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi.

4.      Sistem panggilan petugas (Staff Location System)

Sistem komunikasi ini dipakai untuk mencari, menemukan, dan memanggil seseorang petugas dalam suatu lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti manajer produksi di beberapa pabrik atau dokter dihospital. Sarannya meliputi sistem radio, pengeras suara, bunyi bel, atau tanda lampu.

Cara dan alat yang dapat digunakan untuk mengadakan hubungan dalam suatu organisasi:

a.       Wawancara khusus

b.      Rapat kerja, konperensi, atau pertemuan segenap anggota organisasi atau pegawai dalam suatu perusahaan

c.       Pembicarran telepon

d.      Penerbitan, misalnya warta harian yang ditebitkan oleh sebuah perusahaan untuk para pekerja, atau majalah, buku petunjuk, buku pedoman, brosur amanat dari pimpinan organisasi ataupun penerbitan – penrbitan khusus lainnya.

e.       Surat edaran

f.       Papan pengumuman

g.      Plakat

h.      Laporan tahuna kepada para anggota organisasi atau pegawai dalam suatu perusahaan

i.        Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai

j.        Films, slides, dan alat lainnya yang serupa

Jika semua daya upaya di atas dijalankan, maka pasti tejamin hubungan –hubungannya lebih baik antara pihak pimpinan dengan bawahannya maupun di antara para bawahan itu. Dengan adanya hubungan yang lebih baik, terjamin pulalah suatu kerjasama yang lebih sempurna dalam mencapai tujuan organisasi itu.

2.3 Asas Komunikasi Perkantoran

4 asas pokok komunikasi menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford harus harus diterapkan agar dapat melakukan tugas utama membina sistem komunikasi dengan sebaik – baiknya. Yaitu:

1.      Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Komunikasi hanya bisa terjadi diantara orang – orang. Oleh karena itu, penting sekali memperhatikan dua berpikir dalam rangka faktor ini.

2.      Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal denga menghubungkannya pada suatu hal lain yang telah dimengerti. Dalam berbicara atu menulis kepada orang lain, perlulah mempertimbangkan mengenai apa yang telah diketahuinya. Misalnya orang alhi hukum tidak boleh semau – maunya mempergunakan istilah – istilah hukum yang tidak dimengerti orang biasa.

3.      Orang yang melakukan komunikasi mempumyai suati kewajiban untuk membuat dirinya mengerti. Pengiriman warta tidak dapat semata – mata menyalhkan pihak penerima bilamana wartanya tidak dimngerti. Kemungkinan sekali pengirim warta tidak boleh memilih kata – kata yang tepat atau tidak memberikan penjelasan yang memadai.

4.      Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai suatu kewajiban untuk meminta suatu penjelasan. Penerima warta tidak dapat semata – mata menyalahkan pihak pengirim bilamana wartanya tidak dimengerti. Mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan yang harus dimintanya.

7 faktor utama yang dikemukan oleh Mills dan Standingford untuk menetapkan suatu saran yang tepat bagi suatu keperluan:

a.       Kecepatan

b.      Kecermatan

c.       Keselamatan

d.      Kerahasiaan

e.       Warkat

f.       Kesan

g.      Biaya

2.4  Komunikasi Intern

1.      Hubungan tegak (vertikal)

Merupakan proses menyampaikan sesuatu warta dari pihak pimpinan kepada para pegawai  (vertikal ke bawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan (vertikal ke atas)

2.      Hubungan datar (horisontal)

Adalah hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.

Pada pokoknya hubungan vertikal ke bawah berwujud perintah dan petunjuk. Dalam mengemudikan sebuah perusahaan pimpinan perusahaan tentu harus mengeluarkan perintah – perintah. Perintah – perintah itu dapat diberikan secara lisan maupun tulisan. Perintah yang diberikan secara lisan dapat membuat si pejabat dan bawahannya lebih saling mengenal. Kalau perintah yang diberikan itu belum jelas, bawahan dapat pula langsung bertanya. Apabila proses ini berlangsung dengan baik, hubungan pribadi antara 2 orang itu menjadi akrab. Ini akan memperbesar semangat kerjasama yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Demikian pula salura perintah dan tanggung jawab yang resmi menjadi lebih lancar. Tetapi, perintah lisan tidak selalu tepat untuk dipergunakan. Menurut Charley Broaded pada umumnya perintah lisan hanya baik digunakan apabila:

1.      Apa yang diperhatikan itu merupakan tugas yang sederhana

2.      Bawahan yang diperintah itu pernah menjalankannya

3.      Perintah itu akan selesai dalam waktu yang singkat

4.      Kekeliruan yan gmungkin terjadi tidak mempunyai akibat besar

5.      Pejabat yang memberi perintah berada didekat bawahannya dan sewaktu – waktu memeriksa pelaksanaan perintahnya itu

6.      Dalam keadaan darurat, sehingga tiada waktu untuk membuat perintah tertulis

Perintah tertulis sebaiknya diberikan dalam hal - hal yang bersifat khusus. Menurut Broaded ada beberapa hal yang mengaharuskan suatu perintah secara tertulis:

1.      Tugas yang diperintahkan akan berlangsung dari 1 bagian ke bagian yang lain

2.      Tugas itu sifatnya ruwet dan terperinci

3.      Bawahan yang diberi perintah itu harus mengerjakannya ditempat lain

4.      Pegawai yang bersangkutan telah berulang – ulang gagal melaksanakan perintah yang diberikan secara lisan

5.      Tugas itu harus dilanjutkan oelh pegwai – pegawai yang bertugas pada kesempatan berikutnya

6.      Perintah itu harus berjalan dari pucuk pimpinan ke bawahan dengan melalui berbagai tingkat jenjang organisasi

7.      Seseorang pekerja tertentu harus memikul tanggung jawab akan keberesan apa yang diperintahkan itu

8.      Kekeliruan yang mungkin terjadi mempunyai akibat besar

2.5  Komunikasi Tulisan

Menurut John Riebel penulisan faktawi melibatkan 6 unsur, yaitu:

1.      Ketrangan faktawi (factual information)

2.      Penataan (outlining/organization)

3.      Bahasa (language)

4.      Kendala waktu (timing)

5.      Penyajian (prensentation)

6.      Pihak pembaca(reader-audience)

Dalam bahasa indonesia dikenal dua perkataan untuk menyatakan pengertian writing dalam bahasa inggris, yakni:

-          Menulis

-          Mengarang

Menurut kamus umum bahasa indonesia dari W.J.S Poerwadaminta/pusat pembianaan atau pengembangan bahasa, kata nulis dapat berarti:

-          Membuat huruf, angka dan sebagainya dengan pen, pensil, kapur dan sebagainya

-          Melahirkan pikiran atau perasaan dengan tulisan, seperti mengarang, membuat sarana atau sebagainya

Dalam perkembangan selanjutnya, arti pangkal itu mengalami perluasan sehingga kini mmpunyai serangkaian arti pengkhususan (specialized meanings) sebagai berikut:

-          To describe (melukiskan),

-          To communicate by letter (menyampaikna dengan surat),

-          Be the author of (menjadi pengarang dari),

-          Draw up or draft (menyusun atau merancang).

Dari semua unsur yang terlibat dalam penulisan, yang perlu diuraikan lebih lanjut ialah bahasa (terutama segi – segi bahasa tulis danasas – asas menyajikan tulisan).

Pada umumnya dapat diterima batasan tentang bahasa (language):

“a system of communication by sound, i.e.,throught th organs of speech and hearing, among human beings of certain group or community, using vocal symbol possesing arbitary conventional meaning.”

(suatu sistem konumikasi dengan bunyi, yaitu melalui alat – alat pembicaraan dan pendengaran, di antara manusia dari suatu kelompok atau masyarakat tertentu yang menggunakan lambang – lambang suara yang memiliki arti –arti sembarang berdasarkan kesepakatan).

Menurut Funk & Wagnalls Modern Guide to Synonyms And Related Word (1968) pengertian bahasa juga mempunyai beberapa makna, yaitu:

-          Dalam pengertian yang terluas bahasa mewakili pengungkapan pikiran dengan suatau sarana apapun. Misalnya bahasa bunga (the language of flowers)

-          Dalam pengertian yang lebih terbatas bahasa mengacu pada keseluruhan kata – kata dan penggabungannya yang telah disistematiskan dan dikukuhkan oleh kelaziman cara pemakaian oleh anggota – anggota dari suatu bangsa atau rakyat pada suatu masa tertentu. Misalnya bahasa Inggris (the English language)

-          Dalam pengertian yang spesifik baertalian dengan suatu cabang ilmu atau bidang kegiatan, bahasa menunjukkan pada segenap perkataan atau ungkapan yan gdipergunakan dlam medan khusu itu. Misalnya bahasa matematik (the language of mathematics)

Setelah ditelaah dari linguistik modern dewasa ini menghasilkan bahasa mempunyai sifat dasar, yaitu:

1.      Semua bahasa merupakan sistem – sistem kesepakatan manusia (human convention) dan bukan sistem –sistem dari kaidah kealaman (natural laws).

2.      Setiap bahasa bersifat khas (unique) dalam lafal, tatabahasa, dan kosakatanya. Suatu bahasa tidak dapat dilukiskan dalam kerangka logika atau suatu bahasa teoritis yang ideal ataupun berdasarkan sesuatu bahasa lain.

3.      Semua bahasa bersifat dinamis dan perubahannya adalah wajar serta ajeg. Dengan demikian, suatu “aturan” (“rule”)dalam suat bahasa hanyalah merupakan suatu pernyataan mengenai praktek dewasa ini.

4.      “ ketepatan ” (“correctness” )hanya dapat didasarkan pada kelaziman dari cara pemakaian (usage) dan semua cara pemakaian bersifat relatif.

Untuk keperluan penulisan faktawi diperlukan bahasa tulis (writte language), yaitu bahasa yang dinyatakan dengan hirif dan tanda baca.

 

                                                                                                                                                             

Kesimpulannya, alenia – alenia mewujudkan tulisan yang dalam pekerjaan perkantoran terutama berupa surat dan laporan. Oleh karena itu informasi yang bersangkutan harus disampaikan dan dimengerti oleh pihak lain, maka bahasa tulis untuk melakukan komunikasi harus jelas. Suatu bahsayang jelas harus dapa menyampaikan warta secara tepat seperti apa yang dimaksudkan si pengirim warta. Bagi pihak yang dituju, warat tidak mungkin disalahtafsirkan. Penyair Lloyd Frankenberg mengatakan: “kejelasan adalah suatu kata nan indah”

Sebagai pedoman untuk menyusun kalimat singkat ialah sedapatn – dapatnya kalimat itu hanya memuat sebuah pokok pikiran saja. Kalau seseorang hendak memberitahukan misalnya tentang cuaca terang dan angin tenang, sebaiknya dipakai 2 kalimat. Janganlah dicampurkan dalam sebuah kalimat.

Kalimat yang pendek kadang terdengar seperti kekanak – kanakan. Tetapi kalimat – kalimat yang panjang samapi memuat 50 perkataan lebih juag belum tentu kedewasaan pikiran.

Untuk keperluan hubungan – hubungan dalam organisasi, lebih baik kalimat – kalimat pendek sepertipikiran kanak – kanakan tapi dimengerti daripada kalimat – kalimat orang dewasa yang panjang- panjang tetapi disalahtafsirkan.

Sebagai pedoman untuk memilih kata – kata yagn sederhana hendaknya sedapat mungkin dipakai kata – kata yang menunjukkan sesuatu yang nyata, misalnya tempat, benda, atau perbuatan.

Seorang ahli mengenai pemakaian bahasa yang jelas mengutip sebuah pedoman tentang kata – kata sederhana, yaitu:

“Pilihlah kata yan gdikenal umum daripada kata yang harus ducari artinya.

Pilihlah kata yang dikenal nyata daripada kata yang yang dikenal abstrak.

Pilihlah kata yang tunggal daripada sebuah keterangan panjang lebar.

Pilihlah kata yang pendek daripada kata yang panjang.

Pilihlah kata dalam bahasa sendiri daripada kata asing”.

Bab III Penutup

3.1 Kesimpulam dan Saran

Bilamana semua pokok tersebut diterapkan sungguh – sungguh dalam penulisan faktawi, pastilah dapat dihasilkan sesuatu tulisan entah berupa sepucuk surat, sebuah laporan, atau sesuatu warkat apapun yang mudah dimengerti, penuh daya tarik, dan bercorak efektif untuk mencapai tujuan komunikasi perkantoran yagn diharapkan.

  

Daftar pustaka

The Liang Gie, 1996, administrasi perkantoran modern. JL. Jayengprawiran 21, 23 Yogyakarta 55112: Penerbit LIBERTY YOGYAKARTA.